Executive Assistant, Finance (Description in French only)

Montréal - Permanent

Filiale de la Caisse de dépôt et placement du Québec, Otéra Capital est un chef de file en financement immobilier commercial, réputé pour son expertise, son professionnalisme et sa fiabilité.

Le succès d’Otéra repose en grande partie sur le talent, l’expertise et la complémentarité de ses employé(e)s. Nous offrons un environnement à la fois stimulant et dynamique, fondé sur la poursuite de l’excellence, la bienveillance, l’innovation, l‘imputabilité et la collaboration. Les employé(e)s d’Otéra ont accès à un programme de rémunération globale compétitif, ainsi qu’à des programmes axés sur le développement professionnel et le mieux-être.

Your role

Le(la) titulaire est responsable d’apporter un soutien à l’équipe Finances, essentiellement dans la préparation des documents requis pour le comité d’audit et le conseil d’administration en plus d’accomplir diverses tâches administratives. Il(elle) offre également son soutien administratif à la vice-présidente, Finances en la secondant dans l’organisation de son travail en général, la planification, la gestion et le suivi de ses réunions.

Your responsibilities

Coordination du comité d’audit (40 %)

  • Actualiser les points à l’ordre du jour, en collaboration avec la vice-présidente, Finances
  • Assurer le suivi de l’échéancier des livrables, en collaboration avec la directrice principale, Comptabilité et services corporatifs
  • Faire les suivis nécessaires auprès des différents intervenants de l’équipe Finances et des collaborateurs externes à l’équipe
  • Colliger et uniformiser l’information reçue
  • Maintenir un système de classement logique et fonctionnel, facile d’accès pour tous les intervenants
  • Assurer un suivi auprès de la vice-présidente, du progrès des travaux
  • Participer à la préparation de certains documents pour le conseil d’administration

Soutien administratif – Équipe Finances (35 %)

  • Collaborer régulièrement avec l’équipe à l’élaboration, la conception, et la préparation de présentations, rapports trimestriels, tableaux, communications, politiques d’entreprise
  • Offrir un soutien à la rédaction, la révision et la mise en page de documents (révision linguistique: orthographe, syntaxe, anglicismes, réécriture au besoin, traduction, etc.)
  • Contribuer au processus d’attestation financière – révision et suivi des signatures
  • Produire les comptes de dépenses et les demandes de paiement et assurer le suivi des signatures
  • Approuver les feuilles de temps des membres de l’équipe
  • Produire un calendrier de vacances / congés des membres de l’équipe et en assurer le suivi

Soutien administratif – Vice-présidente, Finances (25 %)

  • Assurer un suivi des courriels et prendre action sur les tâches de nature administrative
  • Assurer la coordination du calendrier et résoudre les conflits d’horaire
  • Assurer la logistique des déplacements, réservations et coordination de voyages
  • Organiser un système de classement logique et fonctionnel

Your profile

  • Diplôme d’études collégiales en techniques de secrétariat ou de bureautique ou expérience équivalente
  • Minimum de dix (10) années d’expérience pertinente
  • Maîtrise exceptionnelle de la Suite Microsoft Office – Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams
  • Bilinguisme – Français et anglais
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais écrit
  • Très bon sens de l’organisation et souci de la qualité
  • Capacité de travailler sous pression et de gérer plusieurs dossiers à la fois
  • Aptitude à exécuter des tâches multiples dans des délais stricts
  • Capacité d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles à tous les niveaux
  • Fait preuve d’une grande autonomie
  • Maîtrise de tous les aspects reliés à la bonne gestion des activités journalières d’un membre de la haute direction
  • Souci des échéanciers
  • Capacité de travailler de manière autonome et en équipe

We subscribe to the principle of employment equity and encourage diversity and inclusion. All candidates are welcome to apply; however, only candidates selected for an interview will be contacted.

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